Posté sur: novembre 12, 2024

Ferme le: Décembre 16, 2024

L’Ordre des naturopathes de l’Ontario réglemente les docteurs en naturopathie dans l’intérêt public. Notre mandat est de soutenir le droit des patients à recevoir des soins naturopathiques sécuritaires, compétents et éthiques. Nous remplissons notre rôle en établissant des exigences pour accéder à la profession, en établissant des normes de pratique, en assurant le maintien des compétences et en assurant la responsabilisation par le biais des plaintes et de la discipline.

Aperçu du poste

Sous la responsabilité du directeur des opérations, l’adjoint(e) administratif(ve) aux communications est chargé(e) de fournir un soutien continu sur les questions liées aux communications et aux publications de l’Ordre, aux relations publiques et aux services de traduction en français. Le titulaire du poste assiste également l’Ordre dans les tâches administratives générales du bureau.

Ce poste comprend une gamme d’activités, notamment l’assistance, le soutien et le suivi de tous les canaux et plateformes de communication, l’aide à la coordination du programme de traduction en français de l’Ordre, le rôle de contact principal pour les demandes de renseignements en français et l’exécution de tâches administratives générales pour l’Ordre.

Fonctions et responsabilités

Le ou la titulaire du poste sera responsable des fonctions suivantes :

1. Communications générales

• Aide à l’élaboration, à la rédaction et à la relecture des supports et contenus de communication pour les canaux de communication en ligne et hors ligne, y compris le site Web, le programme de marketing par courriel, les bulletins d’information, le rapport annuel et autres, y compris les canaux de médias sociaux utilisés par l’Ordre.
• Fournit un soutien aux communications aux autres départements/équipes de l’Ordre, y compris une assistance à la production et à la distribution de messages/campagnes de marketing par courrier électronique.
• Surveille les médias et les médias sociaux pour détecter les élements pertinents pour l’Ordre et les diffuser à l’équipe de direction.
• Soutenir le processus d’élaboration du budget du département, selon les besoins.

2. Publications et autres actifs

• Coordonne la production du rapport annuel, notamment en organisant des réunions et en récoltant des données auprès des services, en assurant la liaison avec le graphiste en ce qui a trait à la production et au calendrier, en procédant à la révision du document et à la vérification des faits.
• Coordonne la production des bulletins d’information, des blogues, du rapport annuel, des bulletins électroniques, des envois de courriers, des bulletins par courriel, des pages Web, des brochures, des articles, des consultations, des messages des médias, etc., y compris la cueillette du contenu, la rédaction de certains articles, la révision, l’obtention des approbations, la distribution par courriel aux inscrits et aux parties intéressées et l’affichage en ligne.
• Apporte un soutien aux relations avec les médias, le cas échéant, par exemple les communiqués de presse, les breffages média et les réunions.
• Tient à jour les calendriers éditoriaux en fonction des événements réguliers de l’Ordre, des échéanciers et des activités, en plus des nouvelles priorités et des questions urgentes.
• Procède à des modifications annuelles et des ajouts au Guide de style de l’Ordre afin de refléter les besoins du moment, y compris les meilleures règles grammaticales actuelles.
• Obtient des images et met en forme des présentations et d’autres documents au besoin.

3. Surveillance, mesure et évaluation

• Fournit des rapports et donne un aperçu des idées à l’équipe de Communications:
  • à la suite de la distribution, identifie le taux de rebond et d’ouverture de tous les courriels de marketing;
  • cerne les éventuels problèmes et fournit un suivi comme demandé;
  • sur la performance du site Web et l’analytique; et
  • pour les médiaux sociaux avec une gestion d’analyse mensuelle.

• Surveille les médias sociaux et autres médias pour les nouvelles et les mentions liées au Collège et à la réglementation en matière de santé.
• Surveille et maintient les alertes Google pour les nouvelles naturopathiques, réglementaires et autres nouvelles pertinentes, y compris les cas de discipline d’autres Ordres.

4. Site Web et communications en ligne

• Donne son avis en matière de stratégie de gestion du contenu et identifie les occasions pour améliorer l’expérience de l’utilisateur du site et maximiser le référencement naturel.
• Contribue à l’entretien quotidien et à l’évolution continue du site Web, notamment en assurant le suivi des changements et des mises à jour, et le dépannage des problèmes techniques.
• Met à jour le contenu du site Web et crée des pages Web, notamment en procédant au téléversement de contenu, de fichiers, de graphiques et de multimédia.
• Supervise le site Web afin d’en garantir l’uniformité par rapport à l’image de marque, à l’accessibilité et aux exigences linguistiques, et soutient les intervenants qui éprouvent des problèmes concernant le site.
• Coordonne les activités en ligne avec les autres équipes de l’Ordre – révise, met à l’essai et vérifie l’exactitude de l’information, des liens et des adresses URL.
• Coordonne le processus de traduction (et de mise à jour) des documents en français pour le site Web, en collaboration avec le fournisseur externe de services de traduction de l’Ordre.
• Facilite les demandes des abonnés.
• Tient à jour le calendrier du contenu du site Web et coordonne le processus d’examen annuel du site Web à la grandeur de l’Ordre.
• Coordonne le programme de marketing par courriel et assure l’intégration totale avec le système de gestion de données pour s’assurer que les envois de courriers sont envoyés aux bonnes personnes ciblées.

5. Traduction anglais–français

• Coordonne le programme de traduction française de l’Ordre, y compris la réception et le suivi des demandes de différents services, la soumission des demandes au fournisseur de services de traduction et la vérification des documents traduits pour s’assurer de leur justesse. Assure le suivi des projets de traduction par rapport aux factures reçues.
• Contribue à la vérification des documents traduits pour s’assurer de leur justesse et leur uniformité, notamment avec le propos et l’image de l’Ordre, en fonction du contenu fourni par le fournisseur de services de traduction de l’Ordre.
• Apporte du soutien aux appelants et aux autres contacts qui ont besoin de services en français de l’Ordre.
• Traduit des documents de l’anglais au français pour les besoins immédiats et urgents.

6. Gestion des dossiers

• Coordonne et maintient l’infrastructure du service pour soutenir des opérations efficaces.
• • S’assure que les fichiers, les ressources et les listes de communication sont tenus à jour avec précision, cohérence et sécurité.
  • Organise et maintient la bibliothèque d’images, y compris les logos et autres ressources visuelles, et recherche des images selon les besoins.
  • Examine et aide à la mise à jour des politiques, procédures et normes de communication.
• Vérifie que les données sont exactes et complètes.
• Administration générale de bureau
• Accueille et oriente les invités et accepte les livraisons.
• Répond aux appels téléphoniques et aux télécopies et dirige les communications entrantes vers le personnel approprié ou prend les messages.
• Effectue la collecte quotidienne du courrier et prépare le courrier/les colis pour l’envoi.
• Tient à jour le répertoire du bureau.
• Surveille et trie les messages entrants à l’adresse general@collegeofnaturopaths.on.ca
• Coordonne la logistique des événements et stocke les fournitures pour les réunions.
• Prépare et distribue la correspondance, les rapports et les documents rapidement et avec précision, y compris la copie, l’envoi par courrier, la numérisation, l’envoi par courrier électronique et la conservation des documents.
• Commande et tient à jour l’inventaire des fournitures de bureau.
• Aide à la planification et à l’attribution des espaces de travail
• Aide à l’entretien du matériel de bureau et de l’inventaire informatique.
• Coordonne les activités d’entretien du bureau avec le représentant du propriétaire, au besoin.8. Autres tâches
• Exécute les autres tâches qui lui sont confiées.

Qualifications

l’adjoint(e) administratif(ve) aux communications sera une personne extrêmement fiable et déterminée à être fière de tous les projets et initiatives et à s’en approprier la responsabilité. Il(elle) doit s’assurer que tout le travail est de haute qualité et terminé dans les délais.

Éducation

• • • Études postsecondaires en communications, relations publiques, médias numériques, journalisme ou expérience de travail équivalente.

Expérience

Voici le niveau minimum de compétences et d’expérience du titulaire :

• • • Au moins un an d’expérience pertinente.
    • Maîtrise avérée de l’anglais et du français.
    • Compétences supérieures en matière d’organisation et de gestion des priorités et des échéances multiples.
    • Une grande précision dans tous les travaux, y compris un œil attentif aux détails et des compétences de relecture supérieures.
    • Excellentes aptitudes à la communication écrite, orale et interpersonnelle.
    • Expérience en ligne éprouvée.
    • Bonne connaissance de la suite Adobe et maîtrise de la suite Microsoft Office.
    • Expérience dans des systèmes de gestion de contenu, le codage en langage HTML, ainsi que Google Analytics.
    • Expérience dans la rédaction de documents de communication.

Qualités personnelles

L’environnement de l’Ordre convient davantage aux personnes possédant les qualités qui suivent :

• • • La capacité à travailler en équipe tout en respectant les processus de prise de décision et les responsabilités juridiques de l’Ordre;
    • Un excellent jugement, tact et diplomatie.
    • L’intégrité, la capacité d’être proactif, innovateur et orienté vers des solutions.
    • Un sens aigu des responsabilités et de l’initiative.
    • Un joueur d’équipe avec d’excellentes compétences en fonctionnement multitâches qui s’épanouit dans un environnement d’intense activité.
    • La capacité de s’adapter rapidement et efficacement aux nouveaux systèmes et processus.
    • Un haut niveau de discrétion, de confidentialité et de fiabilité est essentiel.
    • La capacité de garder son sang-froid pendant les périodes de stress.
    • Faire preuve de souplesse et avoir un comportement positif.

Modalités et conditions de travail

Les modalités et conditions de travail suivantes s’appliquent à ce poste :

• • • Il s’agit d’un poste permanent, à temps plein, sur place au sein de l’Ordre;
    • Il s’agit d’un poste comportant 35 heures de travail par semaine, du lundi au vendredi;
    • Le salaire reposera sur l’expérience, les aptitudes et les qualifications du titulaire, dans une fourchette de 52,297$ à 63,918 $ par année.

Avantages sociaux

Les employés de l’Ordre ont droit à un régime d’avantages sociaux collectif concurrentiel (assurance vie, ILD, soins dentaires et ambulanciers) et les employés souscrivent au régime enregistré d’épargne-retraite (REER) de l’Ordre, auquel cotise l’Ordre au nom de l’employé. L’Ordre procurera également des occasions de perfectionnement professionnel.

Processus de candidature et échéancier

Les lettres de présentation et les lettres d’accompagnement peuvent être envoyées par courriel à l’adresse agnes.kupny@collegeofnaturopaths.on.ca et elles doivent être reçues avant le 26 novembre 2024.Veuillez inscrire « Adjoint(e) administratif(ve) : Communications » comme objet de votre courriel. L’Ordre prendra contact uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue, une fois terminé le processus de candidature. L’Ordre demande qu’aucune requête téléphonique ne soit faite.

Who To Contact

Agnes Kupny

agnes.kupny@collegeofnaturopaths.on.ca